Tính định biên bảo vệ cho toà nhà văn phòng: cần bao nhiêu người là đủ

Ba công ty bảo vệ cùng khảo sát một toà nhà, gửi về ba báo giá chênh nhau gần gấp đôi. Phần lớn ban quản lý nhìn con số cuối cùng rồi kết luận bên đắt là chặt chém, bên rẻ là biết điều. Thực tế chênh lệch hiếm khi nằm ở đơn giá một nhân sự — mức đó giữa các nhà thầu cùng địa bàn chỉ lệch nhau mươi phần trăm. Nó nằm ở số người, và bên rẻ nhất thường là bên lặng lẽ cắt mất một ca trực đêm.

Định biên, tức số nhân sự cần cho một mục tiêu, là con số phải chốt trước khi bàn tới giá. Chốt được nó thì mọi báo giá gửi về đều so sánh được với nhau vì cùng đếm trên một cơ sở. Chưa chốt được thì bạn đang so quả cam với quả táo, và người thiệt luôn là bên mua.

Bài này đi từ cách xác định vị trí trực, sang hệ số nhân sự cho một vị trí 24/24, rồi tới một ví dụ tính đủ cho toà nhà văn phòng cỡ trung — thứ bạn có thể mang thẳng vào cuộc họp dự toán.

Bắt đầu từ vị trí trực, đừng bắt đầu từ số người

Sai lầm phổ biến nhất là hỏi ngay "toà nhà này cần mấy bảo vệ". Câu hỏi đúng là: có bao nhiêu chỗ bắt buộc phải có người đứng, và mỗi chỗ cần người trong bao nhiêu giờ mỗi ngày. Trả lời xong là số người tự hiện ra.

Đi một vòng toà nhà và liệt kê ra giấy. Một toà văn phòng thông thường có chừng này vị trí cần cân nhắc:

• Sảnh chính — đón khách, phát thẻ khách, hướng dẫn. Bắt buộc có người trong giờ hành chính; ban đêm có thể gộp với vị trí tuần tra.
• Cổng xe và hầm xe — điều tiết xe ra vào, chống mất mũ bảo hiểm và gương xe. Cao điểm sáng và chiều thường cần hai người cùng lúc.
• Phòng điều hành camera — người ngồi xem màn hình. Đây là vị trí hay bị cắt đầu tiên và cũng là vị trí mất đi thì cả hệ thống camera thành vô nghĩa.
• Tuần tra cơ động — đi các tầng, kiểm tra cửa thoát hiểm, tủ điện, khu vệ sinh, sân thượng theo lịch.
• Khu vực đặc thù — cửa hàng tầng trệt mở tới khuya, kho hàng, khu kỹ thuật, bãi tập kết rác.

Với mỗi vị trí, ghi rõ khung giờ cần người: 24/24, giờ hành chính, hay chỉ ca đêm. Danh sách này là phần quan trọng nhất của hồ sơ mời thầu — gửi nó đi thì báo giá nhận về đặt cạnh nhau là so được ngay.

Một vị trí trực 24/24 cần bao nhiêu người

Đây là chỗ nhiều người tính hụt. Một vị trí cần có người suốt 24 giờ, mỗi ngày, cả tháng, tương đương khoảng 720 giờ công mỗi tháng. Một nhân viên làm ca 12 tiếng, 26 ngày mỗi tháng, đóng góp được 312 giờ. Chia ra là 2,3 người cho một vị trí — không phải 2 người như nhiều bản dự toán vẫn ghi.

Con số lẻ 0,3 đó chính là người trực thay khi hai nhân sự chính nghỉ phép, nghỉ bù, ốm, hoặc nghỉ việc đột ngột. Nhà thầu nào báo giá đúng 2 người cho một vị trí 24/24 thì hoặc là họ ép nhân viên làm 30 ngày mỗi tháng, hoặc là sẽ có những ngày vị trí đó bỏ trống. Cả hai khả năng đều là vấn đề của bạn chứ không phải của họ. Chia ba ca tám tiếng thì hệ số lên khoảng 4,2 người mỗi vị trí — nhân sự tỉnh táo hơn về đêm nhưng chi phí tăng rõ, nên thường chỉ áp cho phòng điều hành camera.

Ví dụ tính đủ cho một toà nhà 12 tầng

Giả sử toà nhà 12 tầng, khoảng 9.000 m² sàn cho thuê, một tầng hầm giữ xe cho chừng 300 xe máy và 40 ô tô, có sảnh chính và một lối phụ ra bãi rác. Định biên hợp lý sẽ như sau.

Vị trí trực 24/24 gồm: sảnh chính, cổng hầm xe, phòng điều hành camera. Ba vị trí, nhân hệ số 2,3, ra khoảng 7 người. Vị trí tuần tra cơ động cũng chạy 24/24 nhưng ban đêm gộp được với sảnh, nên tính một vị trí trọn ngày, thêm 2,3 người nữa, làm tròn 2 người rưỡi.

Hai khung cao điểm 7h30–9h và 17h–19h cần thêm một người ở hầm xe để xe không ùn ra đường — một ca gãy chừng 4 tiếng mỗi ngày.

Cộng lại, toà nhà này cần khoảng 10 đến 11 nhân sự, trong đó một tổ trưởng làm giờ hành chính, không đứng vị trí cố định mà đi kiểm tra và làm việc với ban quản lý. Nhà thầu đề xuất 8 người là đang thiếu; đề xuất 14 người là bán thừa, trừ khi có yêu cầu đặc biệt như trông kho hoặc cửa hàng mở tới 2 giờ sáng.

Chi phí tham khảo và cách đọc một báo giá

Ở các đô thị lớn, chi phí trọn gói cho một nhân sự bảo vệ làm ca 12 tiếng, 26 công mỗi tháng, thường rơi vào khoảng 8 đến 11 triệu đồng mỗi tháng tuỳ khu vực, tuỳ yêu cầu về ngoại hình, bằng cấp và ngoại ngữ. Quy đổi ra, một vị trí trực 24/24 tốn chừng 18 đến 25 triệu đồng mỗi tháng. Con số này chỉ để bạn biết mình đang đứng ở đâu khi mở phong bì báo giá, không phải bảng giá cố định.

Mức đó đã gồm lương, bảo hiểm bắt buộc, đồng phục, công cụ hỗ trợ và phần quản lý của nhà thầu. Báo giá thấp hơn hẳn mặt bằng thường vì cắt bảo hiểm, ép quá số công hoặc tính thiếu người thay ca — cả ba đều quay lại thành rủi ro của bên thuê.

Khi nhận báo giá, yêu cầu bóc tách theo vị trí chứ không nhận một cục. Bảng đúng phải nêu rõ: tên vị trí, khung giờ trực, số nhân sự bố trí, đơn giá từng nhân sự. Nhà thầu nào ngại bóc tách thì thường là vì bóc ra sẽ lộ chỗ họ tính thiếu.

Ba lỗi thường gặp khi lập định biên

Thứ nhất là quên ngày lễ. Một năm có khoảng mười một ngày nghỉ lễ chính thức, và những ngày đó toà nhà vắng người nhưng vẫn phải có bảo vệ, thậm chí cần nhiều hơn vì không có ai khác trong toà nhà. Chi phí làm thêm ngày lễ phải được ghi rõ trong hợp đồng, kẻo tới Tết mới ngồi cãi nhau.

Thứ hai là tính định biên theo diện tích. Cách này nghe gọn nhưng sai về bản chất: một sàn 9.000 m² thông thoáng chỉ cần một người tuần tra, trong khi 3.000 m² chia thành ba mươi phòng cho thuê nhỏ lẻ, mỗi phòng một khách hàng ra vào, lại cần hai người trực sảnh. Cứ đếm cửa và đếm luồng người ra vào, đừng đếm mét vuông.

Thứ ba là bỏ quên giai đoạn chuyển giao. Tháng đầu tiên sau khi đổi nhà thầu luôn cần thêm nhân sự: người mới chưa thuộc mặt cư dân, chưa thuộc đường thoát hiểm, chưa biết tủ điện nằm đâu. Thoả thuận trước với nhà thầu về việc tăng cường một hoặc hai người trong hai tuần đầu, và ghi vào hợp đồng, sẽ rẻ hơn nhiều so với việc mất đồ trong tháng đầu.

Chốt định biên trước, gọi nhà thầu sau

Dành một buổi sáng đi hết toà nhà, ghi ra danh sách vị trí và khung giờ, nhân với hệ số 2,3 cho vị trí trực suốt ngày và 1,2 cho vị trí giờ hành chính. Bạn sẽ có một con số của riêng mình trước khi bất kỳ ai gửi báo giá.

Con số đó không cần chính xác tuyệt đối. Nó chỉ cần đủ để bạn nhận ra nhà thầu nào đang tính thiếu một ca đêm, và để cuộc thương lượng chuyển từ mặc cả giá sang bàn đúng việc: chỗ nào thật sự cần người đứng, chỗ nào camera thay được, chỗ nào tuần tra theo giờ là đủ.